Wil jij werken als Executive Assistant in een dynamische en bijzondere industrie, cultuur en omgeving? Dan is deze vacature iets voor jou!

Werken bij Feadship/Royal Van Lent is bijzonder voor ons. Op de plek waar je terechtkomt, bouwen wij met meer dan 600 collega's al 175 jaar op maat gemaakte superjachten voor internationale klanten. Dit doen we met een sterk familiegevoel, verankerd in sociale betrokkenheid, vakmanschap, kwaliteit en klantbeleving. We maken deel uit van het exclusieve LVMH in Parijs.

Jouw rol als ondersteunend medewerker aan de directie van Feadship/Royal Van Lent is van groot belang. Met jouw proactieve houding ondersteun je dit team zodat het werk soepel blijft verlopen. De agenda's veranderen dagelijks, er wordt vaak gereisd en belangrijke internationale klanten worden ontvangen. Jij staat altijd klaar om dit met enthousiasme te faciliteren en je bent trots als de dag soepel en goed verzorgd verloopt.

Het ondersteuningsteam van de directie bestaat uit drie leuke collega's. Jouw focus ligt op het ondersteunen van CEO Jan Bart, die verantwoordelijk is voor de hele Feadship/Royal Van Lent-onderneming en de verkoop. Daarnaast ondersteun je ook CFO Jeroen, die verantwoordelijk is voor alle financiële zaken rondom de Royal Van Lent-organisatie.

Wat ga je doen?

Agendabeheer: Je moet dagelijks puzzelen om de dynamische agenda's te coördineren. Op maandag lijkt de week helemaal onder controle, tot de CEO toch dinsdagmiddag naar New York moet vliegen. Jij begrijpt wat er moet gebeuren, scant de agenda, verplaatst enkele afspraken naar digitale vergaderingen wanneer hij op Schiphol is of naar later in de week en bij twijfel vraag je de CEO om advies. Jullie hebben dagelijks contact om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Je krijgt snel inzicht in wat belangrijk en urgent is. Je bent niet bang om beslissingen te nemen en kunt collega's gemakkelijk om hulp vragen.

Inboxbeheer: Aangezien de CEO vaak onderweg is, lees jij zijn inbox meerdere keren per dag door. Je scant wat belangrijk is en neemt indien nodig direct contact met hem op. Je begrijpt snel wat er moet gebeuren en wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor welke vraag. Ook hier aarzel je niet om hulp te vragen zodat er niets blijft liggen en de inbox niet overvol raakt.

Organisatie van klantbezoeken en evenementen: Onze veeleisende klanten bezoeken graag tijdens de bouw van hun jacht. Dit kan soms onverwacht en zelfs in het weekend gebeuren. Op zulke momenten sta jij klaar om hun dag onvergetelijk te maken (hun verwachtingen zijn hoog). Je zorgt voor elk detail en fungeert als het gezicht van Feadship/Royal Van Lent. Klanten waarderen wat je doet en hoe je creatief kunt inspelen op hun verzoeken.

Verslaglegging: De directie komt om de week bijeen voor een vergadering waarin belangrijke onderwerpen worden besproken en actiepunten worden toegewezen. Het is jouw taak om tijdens deze vergaderingen notulen te maken en de actielijst bij te werken. In het begin kan dit lastig zijn, maar je krijgt snel een goed inzicht in wat belangrijk is om op te schrijven. Deze vergaderingen helpen je ook om betere keuzes te maken bij het beheren van de inbox en de agenda. Tussen de vergaderingen herinner je de directie aan openstaande actiepunten zodat er voortgang wordt geboekt.

Een keer per kwartaal neem je deel aan vergaderingen tussen de CEO, de HR-directeur en onze ondernemingsraad (OR). Hier help je met het maken van notulen en het bijhouden van de actielijst, samen met de secretaris van de OR, Mark.

• Je bent enthousiast en hebt een proactieve werkhouding, je bent een teamspeler en draagt bij aan een goede werksfeer. Collega's vinden het prettig om een praatje met je te maken
• Je hebt ervaring met agendabeheer en inboxbeheer en kunt goed notuleren en actielijsten bijhouden
• Je kunt vertrouwelijke informatie discreet behandelen en begrijpt de gevoeligheid hiervan
• Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend
• Je krijgt energie van organiseren tot in de kleinste details
• Je kunt flexibel omgaan met werken op kantoor in Kaag of Amsterdam
• Af en toe werk je in het weekend maar dit kun je gemakkelijk thuis organiseren
• Je bent minimaal 32 uur beschikbaar

• Een bijzondere werkplek met leuke collega's
• Een gevarieerde baan met internationale contacten
• Een passend salaris met aantrekkelijke extra's (waaronder een 13e maand, afhankelijk van voorwaarden)
• 27 vakantiedagen + 13 ADV-dagen
• Volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en vergoeding van studiekosten
• Tal van bedrijfsactiviteiten en evenementen

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel en past dit werk bij jou? Reageer dan via onderstaande link. Voor meer inhoudelijke informatie over de functie kun je contact opnemen met Willem de Jong via 06 46425500 of stuur een mail naar recruitment@lentyard.feadship.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Heb je interesse in deze vacature? Reageer dan met jouw cv en motivatiebrief.